大型活動與多日會議常見的三個調度痛點
不少企業公關、會展統籌與活動策劃團隊在安排 10 至 多部商務車時，仍然依賴傳統的試算表與即時通訊群組：
1. 名單與航班不停改動
嘉賓改簽航班、臨時增減隨行人員或調整酒店上車時間，Excel 版本一旦不同步，現場就容易接錯時間或漏接。
2. 反覆催問司機與車牌
活動當天早上，工作人員要在多個群組逐一追問「哪位司機接哪位嘉賓」「車到了沒有」，無法集中檢視全團狀態。
3. 跨城與多站銜接複雜
大灣區活動常同時涉及香港國際機場接機、市區會場穿梭、港珠澳大橋赴澳門路氹酒店，以及經深圳灣口岸往返前海或廣州。
Mayline 活動專屬用車調度台如何運作？
針對多車、多日、多批次的會議與活動項目，Mayline 把分散的溝通收攏為清晰的項目工作流：
| 階段 | 傳統 Excel ＋ 群組做法 | Mayline 活動專屬用車調度台 |
|---|---|---|
| 前期排期與報價 | 手動整理數十行表格、來回發郵件確認單價 | 按日期、場地、車型（以 七座豪華商務車為主，最多乘載 6 位乘客）及服務時段集中建檔，一次生成項目報價 |
| 航班與時間變動 | 人工盯航班App、臨時打電話改派車 | 機場接機按航班號追蹤實際落地時間，免費等候 60 分鐘；其他點對點行程免費等候 30 分鐘 |
| 司機與車牌分派 | 逐條複製貼上車牌號碼與司機電話 | 最遲於行程開始前 1 小時，司機姓名、聯絡電話及車牌號碼同步顯示於訂單頁與聊天室 |
| 現場溝通與應急 | 多個群組訊息混雜，夜間無人跟進 | 下單後在「我的訂單」聊天室留言，全天候五分鐘內回覆；司機確認後加入同一聊天室，亦可支援多語溝通 |
| 活動後對帳結算 | 活動結束後逐筆核對紙本收據與零散轉帳 | 行程完成後自動發送收據；簽署書面協議之合作客戶可按協議安排月結及按幣種匯出月度對帳單（CSV） |
適用場景：由董事會閉門會議到千人行業峰會
- 金融機構投資者峰會與多日路演：同時管理多位演講嘉賓由香港國際機場（HKG）抵港、入住中環或金鐘酒店，以及按小時包車（4 小時起，可預訂 4–14 小時）穿梭多場機構拜訪。
- 灣仔會展（HKCEC）及亞洲國際博覽館（AsiaWorld-Expo）展會：按早晚高峰批次安排參展商高管及特邀買家往返酒店與展館。
- 港澳雙城及粵港澳跨城品牌活動：前段在香港舉行發布會，後段經港珠澳大橋直達澳門路氹綜合度假村，或經深圳灣、橫琴口岸前往大灣區內地城市。
如何開始使用活動用車調度服務？
如你正在籌備即將舉行的會議、展覽、頒獎禮或企業接待項目，無須先備齊最終嘉賓名單。你只需先在活動與會議交通安排或合作諮詢表提供活動日期、主要場地、預計用車數量及服務時段，我們的團隊會為你制定項目用車方案與報價。
常見問題
還未落實最終嘉賓名單與航班號，可以先索取活動用車報價嗎？
可以。前期只需提供活動日期、主要上落車地點（如機場、酒店、會場）、預計用車台數或時段，我們即可先出具項目報價與車隊預留方案，待活動前再逐步補齊具體航班與乘車人名單。
活動期間如果嘉賓臨時更改上車時間或航班延誤，現場如何處理？
機場接機按航班實際落地時間自動調整並包含 60 分鐘免費等候；活動期間如需調整用車次序或時段，主辦方聯絡人可隨時在訂單聊天室留言，日夜五分鐘內回覆，由後台與車隊即時協調。
活動結束後能否提供統一對帳單供公司財務報銷？
每張訂單完成後均會自動發送電子收據；如企業或主辦機構已與我們簽署書面合作協議，更可開通機構工作台帳號，按月統一結算並下載 CSV 明細對帳單。